Функция отдела — закупки нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при длительном хранении могут испортиться.
Приобретаемые для нужд гостиницы товары делятся на следующие основные группы:
- продукты (свежие, мороженные, консервированные, сушеные);
- напитки;
- оборудование и мебель (по мере износа и выхода из строя), посуда, белье;
- расходные материалы (в основном используемые при уборке номеров и общественных помещений).
При выборе поставщиков менеджеры отдела закупок должны учитывать следующие факторы:
- репутация поставщика;
- цены товара и его качество;
- объем партии (для небольших отелей даже минимальный объем партии может оказаться чрезмерным);
- условия оплаты (желательно без предоплаты, а еще лучше — в кредит);
- сервисное обслуживание приобретенного товара (для оборудования);
- стоимость доставки, расстояние до поставщика.
Используют как долгосрочные контракты с поставщиками, так и разовые закупки. Оптовыми партиями гостиница закупает вино, крепкие спиртные напитки, пиво, табачные изделия и мясо. Если отель входит в гостиничную цепь, то часть необходимых ему товаров он получает через систему централизованных закупок этой цепи. Эта система имеет центральные склады, с которых осуществляются поставки. Квалифицированный персонал системы за счет узкой специализации обеспечивает высокое качество товаров, а закупка товаров у поставщиков крупными партиями позволяет снизить цены.
Закупки производятся следующим образом
- Все службы гостиницы подают в отдел закупок заявки, формы которых могут быть различны, но все они достаточно детальны: оговариваются размер, вес, страна поставки, количество и дата поставки.
- Менеджер отдела закупок, специализирующийся на заявленном товаре, рассматривает предложения поставщиков (цена, возможные скидки, формы оплаты и т.д.), выбирает лучшего и оформляет заказ.
- При поступлении товара с накладной его проверяют, регистрируют, оформляют возврат негодного товара.
- При поступлении от поставщика счета-фактуры его проверяют, регистрируют и передают на оплату в финансовую службу.
